Оформлення замовлень, організація і контроль рейсів.

  Процес організації рейсу починається з оформлення заявки на фрахт. В даному документі відображаються відомості про замовника, маршруті, тип і кількість вантажу, сумі фрахту, дати початку і закінчення рейсу. На підставі даних про готовність автомобіля (надається підсистемою технічного забезпечення) і водія (надається кадровою підсистемою) до рейсу в заявку також заноситься відповідна інформація. На підставі заявки формується наказ на відрядження та посвідчення про відрядження водія. На підставі заявок формуються також документи: шляховий лист, рахунок на транспортні послуги і ряд інших. В процесі проходження рейсу в заявці відображається інформація про фактичну дату завантаження і розвантаження, відомості про знаходження автомобіля в певний момент часу і ряд інших даних.

Облік рейсів і документальне оформлення їх результатів.

  На підставі заявки на фрахт формується ключовий документ з обліку рейсу - шляховий лист. При формуванні електронного документа «Подорожній лист» ряд даних автоматично переноситься з заявки. Показники спідометра на початок рейсу і залишок палива в баку автоматично формуються на підставі даних попереднього подорожнього листа даного автомобіля. Система дозволяє формувати на підставі подорожнього листа додаткові заявки на фрахт, які поряд з основною будуть виконуватися в даному рейсі. Користувач в будь-який момент може простежити ланцюжок взаємозв'язків: вихідна заявка - шляховий лист - додаткові заявки.

  За підсумками рейсу на підставі подорожнього листа формується цілий ряд документів-додатків: облік квитанцій по заправці, розрахунок витрати палива, авансовий звіт водія про витрати в рейсі, списання палива.

  Документ «Облік квитанцій» призначений для обліку даних про вироблених в ході рейсу заправках - фіксується вид палива, кількість літрів, номера квитанції, дати заправок. В даному типі документів фіксуються тільки дані про заправках, які здійснюються за безготівковим розрахунком із застосуванням спеціальних смарт-карт, які видаються постачальниками палива і призначені для організації масових розрахунків за постачання палива.

  Документ «Витрата палива» забезпечує фіксацію даних про ділянки маршруту, що відрізняються за тарифами або способів оплати, розрахункової і фактичної протяжності цих ділянок, ваги вантажу, що перевозиться, тарифу оплати, переходами через кордони між країнами та іншими ознаками. На підставі цих даних, а також з урахуванням норм витрат палива для конкретного автомобіля (які зберігаються в спеціальному довіднику моделей автотранспортних засобів) розраховується нормативні витрати палива по рейсу. Розрахунок проводиться для кожної ділянки маршруту, що дозволяє контролювати залишок палива в кінцевому пункті кожної ділянки і, таким чином, відстежувати залишок в баку при переході кордону між країнами. Розрахунок палива враховує цілий ряд додаткових показників: літні і зимові норми, додатковий витрата на навантаження-розвантаження, опалення в зимовий час, використання рефрижератора. При розрахунку витрати палива передбачений механізм для автоматичного відстеження перевищення ліміту, якщо він встановлений для даного автомобіля. У цьому ж документі фіксується маса перевезеного вантажу по кожній ділянці маршруту.

  Документ «Авансовий звіт по маршруту руху» має два різновиди: для рейсів по Україні і для міжнародних рейсів (так званий «багатовалютний»). Особливістю авансового звіту в даній системі є наявність відомостей про автомобілі, маршрут руху, номері подорожнього листа. Інформація про проведені заправках за готівкові кошти автоматично бере участь в розрахунку залишків палива в баку за підсумками рейсу. Для полегшення введення інформації розроблений спеціальний довідник видів витрат в рейсі. У документі «Авансовий звіт по маршруту руху» реалізований спеціальний механізм обліку суми добових, які перевищують встановлені норми і є однією з форм преміювання водіїв. М авансовий має додаткові функціональні можливості з обліку витрат в різних валютах (до семи валют в одному звіті). Облік витрат по Україні ведеться в гривнях, а всі витрати за межами України в кінцевому підсумку перераховуються в базову валюту - євро (як по стандартному, так і за спеціальними кросскурсам, встановлених замовником), в якій видається аванс на відрядження. У формі многовалютного авансового звіту реалізовані механізми активного контролю використовуваного курсу валют, розрахунку моменту зміни курсу розрахунку, розрахунку сум добових до оплати як по Україні (в гривнях), так і за її межами (в євро). Документ забезпечує не тільки оперативний облік витрат з їх угрупованням в розрізі країн, а й формує необхідні бухгалтерські проводки за розрахунками з підзвітною особою, а також розраховує валові витрати в податковому обліку з дотриманням правил визначення першої події для операцій з валютою.

  Після формування документів з обліку квитанцій, витраті палива і авансового звіту проводиться закриття подорожнього листа, при якому розраховуються показання спідометра на кінець рейсу на підставі даних про кілометраж пробігу, а також визначається розрахунковий залишок палива в баку на кінець рейсу. У разі, якщо розрахунковий залишок в баку перевищує фактичний, після аналізу причин і визначення винних проводиться списання відсутнього палива за допомогою документа "Списання ТМЦ», причому забезпечується можливість віднесення перевитрат як на витрати за рейсом так і за рахунок водія. В кінці місяця за допомогою документа "Списання ТМЦ» на підставі даних про рух палива в розрізі шляхових листів проводиться його автоматичне списання за вказаний період.

Організація взаєморозрахунків із замовниками.

  За підсумками виконаного замовлення на підставі заявки на фрахт формується документ «Рахунок на транспортні послуги». Даний документ містить всю необхідну інформацію для проведення взаєморозрахунків за надані транспортний послуги. Система забезпечує можливість отримання декількох різновидів друкованої форми документа, а саме: для перевезень по Україні, для внутрішньогосподарських перевезень, для міжнародних перевезень, для замовників-нерезидентів на іноземній мові, для надання специфічних послуг з експедирування, перегону та т.п. В електронному варіанті рахунки передбачені спеціальні реквізити, які дозволяють враховувати інформацію про дату виставлення рахунку, дату відправлення його замовнику, датою підтвердження отримання його замовником, датою оплати і датою отримання підписаного комплекту документів від замовника. Це дозволяє забезпечити контроль за станом документального оформлення результатів угоди і своєчасністю її оплати. Розроблено також спеціальний звіт, який дозволяє відстежувати проходження і оплату рахунків на всіх етапах в різних розрізах.

  На підставі рахунку також формується документ «Акт наданих транспортних послуг». Його основне призначення - забезпечити документальне оформлення факту надання послуг замовникові в бухгалтерському обліку, і зокрема, правильно відобразити в обліку операції з різними ставками ПДВ.

Облік розрахунків з постачальниками палива і послуг.

  Основною статтею витрат автотранспортних підприємств є, як правило, витрати на паливо. У даній системі реалізований спеціальний механізм організації контролю взаєморозрахунків з постачальниками палива. Для обслуговування подібних клієнтів великі постачальники палива застосовують спеціальні схеми з використанням безготівкових смарт-карт, за допомогою яких фіксується дата і час заправки, вид палива, кількість літрів і номер квитанції. При цьому водієві видається спеціальна квитанція. Дані про ці квитанціях, як було зазначено вище, заносяться в базу даних при оформленні документів за підсумками рейсу. Зі свого боку, постачальник палива надає в електронному вигляді реєстр всіх заправок автомобілів даного підприємства. В системі розроблений спеціальний механізм автоматичної звірки зареєстрованих квитанцій, наданих водіями, з даними реєстрів постачальників. Крім того, на підставі реєстрів постачальників здійснюється автоматичне оприбуткування палива в бухгалтерському обліку та визначення заборгованості перед постачальником з урахуванням наданих знижок.

  Поряд зі стандартним механізмом обліку надання послуг з техобслуговування і ремонту автомобілів в системі передбачений спеціальний документ «Витрати на ремонт», який дозволяє деталізувати відомості про виконані роботи по ремонту зі ступенем деталізації, необхідної для технічної служби.

   В системі розроблений також спеціальний режим обліку розрахунків з контрагентами, які залучаються для виконання замовлень в режимі експедиції. Оформлення такого типу послуг від контрагентів, серед яких можуть бути і нерезиденти, має свої особливості, які враховані при документальному оформленні угод і організацію взаєморозрахунків.

Технічне забезпечення рейсів.

  В системі передбачені спеціальні механізми для обліку даних про наявні в наявності транспортних засобах, про наявність закріпленого за ними додаткового обладнання, наявності необхідної для експлуатації документації (ліцензії, страховки, дозволу, допуски і т.п.). При проведенні кожного подорожнього листа інформація про пробіг автоматично заноситься в електронну картку автомобіля. При цьому також відстежується пробіг по кожній з встановлених на автомобілі шин і акумуляторів. У довіднику транспортних засобів передбачений спеціальний реквізит, який відображає технічний стан автомобіля в даний момент, готовність до рейсу або його місцезнаходження під час виконання рейсу. Технічна служба забезпечує також своєчасне оновлення інформації про норми витрат палива при різних умовах експлуатації автомобіля.

Кадрове забезпечення рейсів.

   Для надання оперативної інформації про готовність водіїв до рейсу в системі є можливість оперативного відстеження наявності необхідних дозвільних документів і терміну їх дії для кожного з водіїв - міжнародних віз, закордонних паспортів, страховок, довідок та інших обов'язкових документів. Система автоматично видає попередження про закінчення терміну дії будь-якого з названих документів.

Облік взаєморозрахунків з персоналом.

  На підставі даних з обліку рейсів система дозволяє забезпечити гнучку схему нарахування доплат водіям із застосуванням спеціальних коефіцієнтів. З урахуванням даних про пробіг, сумі фрахту, кількості завантажень і розвантаження, нарахованої суми добових понад установлені норми за підсумками за місяць розраховується сума надбавок і доплат по кожному водієві в розрізі типів рейсів і режимів експлуатації транспортних засобів. Передбачено також цілий ряд специфічних утримань - за перевитрату палива, необгрунтований перепробіг автомобіля на маршруті, перевищення ліміту мобільного зв'язку, нанесення збитків від пошкоджень транспортного засобу або вантажу, що перевозиться з вини водія та ін.

Економічний аналіз.

  На підставі даних первинного обліку результатів рейсів формується цілий блок аналітичних звітів, які характеризують різні аспекти роботи підприємства:

• аналіз витрат на паливо за період в розрізі видів палива, постачальників і країн із зазначенням кількості та середньої ціни;
• відомості про витрати на автомобіль в розрізі видів діяльності, категорій, автомобілів, видів витрат за вказаний період;
• аналіз роботи водія за період з деталізацією за видами витрат;
• відомості про фактичну собівартість реалізованих послуг за період за видами рухомого складу;
• ряд інших спеціалізованих аналітичних звітів за основними показниками діяльності підприємства, що характеризують: реалізацію транспортних послуг, експлуатаційні показники роботи автотранспорту, стан взаєморозрахунків з контрагентами, фінансові показники, розшифровка видів витрат у розрізі автомобілів і водіїв, заробітну плату і кадровий склад.

Податковий і бухгалтерський облік.

  В системі реалізовані в повному обсязі всі основні підсистеми бухгалтерського та податкового обліку:

• облік касових і банківських операцій;
• облік основних засобів та інших необоротних активів;
• облік матеріалів, палива, запасних частин і малоцінних предметів;
• облік виконаних робіт і наданих послуг;
• облік взаєморозрахунків з контрагентами і підзвітними особами;
• облік розрахунків по заробітній платі;
• облік внутрішньогосподарських операцій;
• облік розрахунків з податків і зборів до соціальних фондів;
• облік валютних операцій;
• облік виробничих та адміністративних витрат;
• облік валових доходів, витрат та податку на додану вартість з формуванням відповідних податкових декларацій.

Забезпечено їх ув'язка і тісний інформаційний обмін з іншими модулями.

Звітність.

  В системі забезпечується формування переважної більшості існуючих форм регламентованої фінансової, статистичної та податкової звітності. У кожному модулі системи є блок внутрішніх звітів, які допомагають користувачам здійснювати перевірку правильності введення первинних даних, їх узагальнення, аналіз і формування друкованих форм. Є також спеціальний блок звітності внутриведомственной звітності для підприємств, що мають вищі органи корпоративного управління.